Por qué Contratar Servicios de Impresión Gestionados para Empresas

Si contratamos servicios para diversas áreas de nuestra empresa, ¿por qué no hacerlo también con nuestras impresoras? Hace tiempo que estos equipos dejaron de ser un aspecto secundario dentro de las estrategias empresariales.

En el pasado, el parque de impresoras de una compañía era visto como el «patito feo» del entorno tecnológico de la empresa. Nadie prestaba atención a los costos asociados, ni a la importancia de gestionar adecuadamente los documentos impresos o de realizar un mantenimiento regular de las máquinas. Sin embargo, esto cambió cuando los fabricantes comenzaron a concienciar a las empresas sobre los ahorros significativos que se podían obtener mediante una buena gestión de los equipos y del papel utilizado. Gracias a una intensa labor de evangelización, las empresas empezaron a tomar conciencia del dinero que se perdía en papel, consumibles, y equipos ineficientes. Este cambio de mentalidad ha llevado a la adopción generalizada de los Servicios de Impresión Gestionados (MPS, por sus siglas en inglés) en el entorno empresarial.

El mercado de los servicios de impresión en España está experimentando un notable crecimiento. En un entorno económico complejo como el actual, cada vez más empresas optan por externalizar ciertos servicios relacionados con la impresión, valorando la posibilidad de no ser propietarias de sus equipos. El constante avance tecnológico y la dificultad creciente para controlar todos los gastos asociados a la impresión son algunas de las razones por las cuales los servicios de impresión gestionados están ganando popularidad en nuestro mercado. Según datos de IDC, ya en 2019 el valor de los servicios gestionados de impresión en Europa occidental representará el 50% del total del mercado de impresión profesional.

Si recurrimos a servicios de todo tipo, ¿por qué no hacerlo con las impresoras? Hace ya tiempo que estos equipos, y todo lo que les rodea, dejaron de ser un elemento olvidado dentro de las estrategias empresariales.

Qué hay en el contrato

Uno de los elementos clave a la hora de contratar servicios de impresión gestionados reside en lo que se firma. En cualquier tipo de contrato queda todo perfectamente estipulado… en un contrato de gestion de la impresión de una empresa también. El problema es que, muchas empresas, están realizando ahora su primer contrato MPS y en ocasiones no entienden lo que ahí se especifica, fírmelo con un proveedor que ofrezca una solución adecuada y tenga el conocimiento y la expertise necesarios para satisfacer sus necesidades. Más allá de esto y debe prestar atención a tres áreas: la inclusión una estructura de costes sencilla para el cliente (cuánto más unificados sean los costes, más claridad a la hora de gestionar el contrato); los acuerdos de nivel de servicio que garanticen la calidad operativa, y una descripción completa de la operativa del proyecto, que explique qué se hace y cómo se hace. Y el puro desarrollo del proyecto, que debería quedar reflejado en el contrato junto con el CAU, la gestión de residuos, el mantenimiento del parque, la formación del usuario, reporting y toda la operativa del servicio.

Un contrato de MPS tiene que cubrir las necesidades de impresión, copia, fax y digitalización de la empresa, y enfatizo “de la empresa” porque a menudo, los parques están sobredimensionados u ofrecen capacidades que la empresa no necesita. Además, el proveedor de servicios gestionados de impresión o MPS tiene que ser capaz de acompañar al cliente en su transformación digital, ofreciendo soluciones de digitalización adaptadas a las necesidades específicas de cada cliente.

El Impacto de la Crisis y la Evolución del Mercado

La crisis económica ha llevado a las empresas a buscar formas de reducir costos, y en este sentido, los servicios de impresión y de gestión documental han sido una opción recurrente y efectiva. Pero lo más importante es que esta búsqueda de ahorro ha colocado a muchas empresas en una posición óptima para avanzar al siguiente nivel: la transformación digital de su gestión documental. Esto no solo optimiza procesos y recursos, sino que también impulsa una mejora en la eficiencia operativa.

Las organizaciones han comprendido que una estrategia de impresión bien planificada puede tener un gran impacto en sus presupuestos, y por ello demandan soluciones competitivas, eficientes y con las mejores prestaciones. Esto ha favorecido la prolongación de contratos existentes y la adopción de nuevos servicios de impresión gestionados.

Transformación Digital y Servicios Gestionados de Impresión

El auge de los servicios gestionados de impresión responde a una demanda creciente del mercado por soluciones IT que no solo reduzcan costos, sino que también optimicen la gestión documental y los procesos empresariales. Las empresas han entendido que integrar los sistemas de impresión con sus procesos de negocio no solo mejora la eficiencia, sino que también impulsa la transformación digital.

La Transformación digital ha cambiado completamente la perspectiva de todos los servicios en torno al documento, no solo la impresión. Hoy en día, los equipos multifuncionales digitales son el punto de acceso para todo tipo de flujos y procesos corporativos, y gracias a los servicios gestionados de impresión MPS, el uso de estos dispositivos puede realizarse a distancia, incluso desde fuera de la oficina, a través de dispositivos móviles.

Beneficios y Riesgos de los Servicios Gestionados de Impresión

Los Servicios de Impresión Gestionados ofrecen beneficios significativos para todo tipo de organizaciones, independientemente de su tamaño. Estos servicios permiten a las empresas simplificar sus procesos existentes, optimizar costos y mejorar la eficiencia operativa. Sin embargo, la clave para maximizar estos beneficios está en seleccionar el proveedor adecuado, que ofrezca soluciones personalizadas, soporte continuo y un enfoque proactivo en la gestión documental.

Algunos de los riesgos asociados incluyen la posibilidad de quedarse obsoletos si el proveedor no es capaz de ofrecer soluciones que evolucionen con las necesidades de la empresa, o si la externalización no se gestiona adecuadamente, lo que podría generar costos adicionales y complicaciones.

Los Servicios de Impresión Gestionados MPS no solo permiten a las empresas reducir costos, sino que también impulsan la eficiencia, seguridad y sostenibilidad en la gestión documental. En un mercado altamente competitivo, apostar por soluciones gestionadas y trabajar con un proveedor confiable y especializado es esencial para mantenerse a la vanguardia y obtener una ventaja competitiva.

Es fundamental que las empresas elijan un socio tecnológico con experiencia y conocimiento en el campo, capaz de ofrecer servicios de calidad que evolucionen junto con las necesidades de la empresa, garantizando así una gestión eficiente y un soporte constante y en eso PCNOVA, cuenta con la experiencia, la profesionalidad y la capacidad para convertirse en su Asesor Tecnológico Profesional