Factura Electrónica Obligatoria en España: Autónomos y Empresas

Todo lo que Autónomos y Empresas Deben Saber sobre La Factura Electrónica Obligatoria en España

Contenidos

1. Todo lo que Autónomos y Empresas Deben Saber sobre La Factura Electrónica Obligatoria en España
2. ¿Qué es la factura electrónica obligatoria?
3. Ley Crea y Crece: plan de recuperación, transformación y resiliencia
4. Obligación de Uso de la Factura Electrónica en España
5. Beneficios de la factura electrónica obligatoria
6. Cómo emitir factura electrónica obligatoria paso a paso
7. Factura Electrónica Obligatoria: Impacto, Dificultades y Beneficios en los Autónomos y Pymes
8. La transición es más sencilla con el asesoramiento adecuado
9. Conclusión: adelántate al cambio
10. ¡Solicita Asesoramiento Ahora!

Introducción

La digitalización sigue  y la forma en que autónomos y empresas gestionan sus operaciones. Pero uno de los cambios más importantes en los últimos años es la factura electrónica obligatoria. Su implementación trae consigo beneficios, pero también desafíos que requieren preparación.

En este artículo, te explicaremos en detalle qué es la factura electrónica obligatoria, qué es VERIFACTU, a quiénes afecta, cuáles son sus ventajas y cómo puedes adaptarte a la normativa para evitar sanciones y mejorar la gestión de tu negocio.

¿Qué es la factura electrónica obligatoria?

La factura electrónica obligatoria es un documento digital que tiene la misma validez legal que una factura en papel. Sin embargo, su gran ventaja es que se genera, transmite y almacena en formato electrónico.

Para que sea válida, debe cumplir con los requisitos establecidos por la Agencia Tributaria y estar firmada con una firma electrónica avanzada.

Además, este tipo de facturación no solo permite una mejor trazabilidad y seguridad en las transacciones, sino que también es una herramienta clave en la lucha contra el fraude fiscal. Por lo tanto, su implementación aporta beneficios tanto a nivel fiscal como administrativo.

Características principales

• Formato estructurado: debe cumplir con el estándar Facturae.
• Firma electrónica: garantiza autenticidad y seguridad.
• Almacenamiento seguro: se debe conservar digitalmente según la legislación vigente.
• Automatización: permite una gestión más eficiente y controlada.

Tipos de Factura Electrónica 

Existen diferentes formatos para la nueva ley de factura electrónica obligatoria, entre los más utilizados en España encontramos:

• Facturae: es el formato estructurado más común en la Administración Pública.
• XML: ampliamente utilizado en distintos programas de contabilidad y ERP.
• PDF con firma digital: aunque es un formato aceptado, no es estructurado, por lo que su procesamiento es menos automatizado.

Es fundamental que las empresas se aseguren de utilizar un formato aceptado por la legislación vigente y compatible con sus sistemas de gestión. Además, elegir el formato correcto para la factura electrónica obligatoria puede marcar la diferencia en la automatización de procesos.

¿Qué es VERIFACTU? 

VERIFACTU es un sistema desarrollado por la Agencia Tributaria Española (AEAT) con el objetivo de reforzar la trazabilidad y autenticidad de las facturas electrónicas. Este sistema busca combatir el fraude fiscal mediante la implementación de un marco normativo que garantiza la integridad y la inalterabilidad de los registros de facturación. Entre sus características principales, destaca la obligatoriedad de utilizar software homologado que cumpla con requisitos técnicos específicos, como la generación de códigos QR y hashes únicos para cada factura, asegurando que no puedan ser alteradas sin dejar rastro.

El sistema VERIFACTU también introduce la comunicación casi inmediata de la información de las facturas a la AEAT, lo que permite un control más eficiente y en tiempo real de las operaciones comerciales. Este enfoque se inspira en iniciativas previas como el SII (Suministro Inmediato de Información) y el TicketBAI del País Vasco, pero con un alcance más amplio que incluye tanto a empresas como a autónomos. Además, el incumplimiento de estas normativas puede acarrear sanciones significativas, lo que subraya la importancia de adaptarse a este nuevo entorno digital.

Ley Crea y Crece: plan de recuperación, transformación y resiliencia 

Esta ley fue aprobada en España con el objetivo de impulsar el crecimiento empresarial y fomentar la digitalización de los negocios.

La norma incluye medidas para avanzar en la lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, que constituye una de las principales causas de los problemas de liquidez y rentabilidad de muchas empresas españolas, especialmente pymes.

La Ley 18/2022, de Creación y Crecimiento de Empresas, busca frenar este problema con medidas como:

• Obligatoriedad de la factura electrónica para todas las transacciones entre empresas y autónomos, con el fin de mejorar la transparencia y agilizar los pagos.
• Refuerzo de sanciones a quienes no cumplan los plazos de pago legales.
• Facilidades para la financiación alternativa, como el ‘crowdfunding’ o el capital riesgo, para que las empresas no dependan tanto de los pagos pendientes.

Según el Ministerio de Economía, Comercio y Empresa, La Ley Crea y Crece es una de las reformas más importantes del Plan de Recuperación para reforzar y dinamizar el tejido productivo, ya que facilita la creación de nuevas empresas e impulsa su crecimiento al reducir los obstáculos regulatorios o financieros.

Obligación de Uso de la Factura Electrónica en España

Marco Legal 

La Ley 18/2022, establece la obligatoriedad de la factura electrónica en transacciones entre empresas y autónomos. Las fechas de implementación son las siguientes:

• Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: obligadas a partir de 2025.
• Autónomos y pymes con menor facturación: obligadas a partir de 2026.

Por lo tanto, es imprescindible que todas las empresas y autónomos comiencen a prepararse cuanto antes.

Requisitos que deben cumplir las facturas electrónicas obligatorias

Para ser válidas legalmente, las facturas electrónicas deben cumplir con varios requisitos. A continuación, mencionamos los más importantes:

1. Contener los mismos datos obligatorios que una factura en papel.
2. Garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido, utilizando firma electrónica avanzada, intercambio electrónico de datos (EDI) u otros controles de gestión.
3. Ser almacenadas correctamente durante al menos cinco años, permitiendo su acceso y consulta por parte de las autoridades fiscales.

Beneficios de la factura electrónica obligatoria

Como se puede ver, adoptar la factura electrónica obligatoria no solo ayuda a cumplir con la ley, sino que también mejora la gestión financiera de las empresas.

1. Reducción de costes: en primer lugar, elimina gastos en papel, impresión y envío postal.
2. Mayor seguridad y control: además, los documentos electrónicos tienen firma digital que previene fraudes; también permite trazabilidad y evita la pérdida de facturas.
3. Agilidad en los pagos: incluso, reduce los tiempos de cobro y mejora el flujo de caja.
4. Sostenibilidad y responsabilidad ecológica: por último, al reducir el uso de papel, contribuye a la preservación del medioambiente.

Comparativa: Factura electrónica obligatoria vs. Factura en papel

Cómo emitir factura electrónica obligatoria paso a paso

A continuación, para cumplir con la obligación legal, sigue estos pasos:

1. Elegir una plataforma de facturación electrónica

Algunas opciones incluyen:

• Facturae (herramienta de la Agencia Tributaria).
• Software de gestión empresarial como ClassicGes, Corus Cloud o ALO Suite.

2. Obtener un certificado digital

En efecto, es necesario para firmar las facturas y validar su autenticidad.

3. Generar la factura en formato Facturae, también llamada e-factura

Es el estándar aceptado en España y asegura la compatibilidad con los sistemas de administración pública.

4. Enviar la factura por medios electrónicos

Posteriormente, enviar mediante correo electrónico, plataformas de facturación o el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas (FACe) para el sector público.

5. Almacenar las facturas según la normativa

Con respecto a la normativa de almacenamiento, pues deben guardarse por al menos 6 años en sistemas seguros y accesibles para auditorías fiscales.

Factura Electrónica Obligatoria: Impacto, Dificultades y Beneficios en los Autónomos y Pymes

La entrada en vigor de la factura electrónica obligatoria en España supone un cambio importante tanto para autónomos como para pequeñas y medianas empresas.

A continuación, analizaremos su impacto en diferentes aspectos de la gestión empresarial. Con la preparación adecuada, el proceso es mucho más sencillo.

1. Cumplimiento normativo y obligaciones fiscales

• Para los autónomos y pymes, adaptarse a la facturación electrónica no es opcional. De modo que, no cumplir con esta normativa podría implicar sanciones y multas.
• Además, la Agencia Tributaria podrá realizar inspecciones más exhaustivas al contar con un acceso digitalizado a las facturas emitidas y recibidas.

2. Costes iniciales y ahorro a largo plazo

• Inversión inicial: adquirir un software de facturación compatible o actualizar sistemas existentes puede representar un costo inicial. Considerar soluciones que se integren con sistemas contables existentes.
• Reducción de gastos: sin embargo, a largo plazo, el ahorro en papel, impresión y almacenamiento físico de documentos compensará la inversión inicial.

3. Automatización y mejora en la gestión contable 

• Facilidad en la conciliación bancaria: la digitalización permite que los movimientos bancarios se integren con la contabilidad.

• Menos errores humanos: al mismo tiempo, se minimizan los errores de transcripción y duplicación de facturas.

4. Mayor control financiero 

• Optimización del flujo de caja: ciertamente la reducción de plazos en la recepción y validación de facturas mejora la planificación financiera.
• Seguimiento de pagos: los sistemas electrónicos permiten notificaciones automáticas sobre vencimientos y pagos pendientes.

5. Competitividad y digitalización empresarial

• Mejora la imagen corporativa: adoptar soluciones digitales demuestra modernidad y compromiso con la eficiencia.
• Integración con otros procesos: además, la factura electrónica facilita la automatización de inventarios, logística y gestión de proveedores.

6. Falta de conocimientos técnicos 

• Solución: formación y capacitación en el uso de herramientas digitales.
• Asesoramiento profesional para la correcta implementación: un experto ayuda a elegir el sistema adecuado y evitar errores, asegurando una transición eficiente y sin riesgos de sanciones.

7. Seguridad y protección de datos 

• Solución: implementar sistemas de almacenamiento seguros y encriptación de documentos.
• Garantizar el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

Cómo están relacionados VERIFACTU y la Factura Electrónica Obligatoria

En España, la facturación electrónica obligatoria y el sistema VERIFACTU están diseñados para mejorar la transparencia y la eficiencia en las transacciones comerciales. La facturación electrónica obligatoria, regulada por la Ley Crea y Crece, exige que todas las empresas y autónomos emitan y reciban facturas electrónicas en sus transacciones comerciales. Esta normativa busca reducir el uso de papel, facilitar la gestión de las facturas y mejorar el control fiscal.

VERIFACTU es un sistema desarrollado por la Agencia Tributaria Española (AEAT) con el objetivo de reforzar la trazabilidad y autenticidad de las facturas electrónicas. Este sistema combate el fraude fiscal mediante la implementación de un marco normativo que garantiza la integridad y la inalterabilidad de los registros de facturación. VERIFACTU requiere que las empresas utilicen software homologado que cumpla con requisitos técnicos específicos, como la generación de códigos QR y hashes únicos para cada factura. Además, introduce la comunicación casi inmediata de la información de las facturas a la AEAT, permitiendo un control más eficiente y en tiempo real de las operaciones comerciales.

Las soluciones de software CLASSICGES, CORUS CLOUD y ALO SUITE están diseñadas para cumplir con ambas normativas. CLASSICGES es una herramienta ERP que facilita la gestión integral de las empresas, incluyendo la emisión de facturas electrónicas que cumplen con los requisitos de VERIFACTU4. CORUS CLOUD ofrece una plataforma económica y multiplataforma accesible desde cualquier lugar, permitiendo la gestión eficiente y segura de la contabilidad y la facturación electrónica. ALO SUITE, por su parte, integra en una única solución de gestión en la nube módulos de ERP, CRM y control de horario y presencia, asegurando el cumplimiento de las normativas de facturación electrónica y VERIFACTU.

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La transición es más sencilla con el asesoramiento adecuado

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Conclusión: ¡Adelántate al cambio!

Según el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, esta ley es una de las reformas más importantes del Plan de Recuperación para empresas y pymes en España, destinadas a mejorar las condiciones para el desarrollo pleno de la actividad empresarial y luchar contra la morosidad comercial.

Una de las principales normas se basa en adoptar la factura electrónica obligatoria como una oportunidad para modernizar los negocios y mejorar la eficiencia. Así que, ¡no esperes al último momento para adaptarte!

Antes de la entrada en vigor de la normativa de facturación electrónica y VERIFACTU, las empresas deben asegurarse de utilizar software homologado, elegir el formato correcto para la factura electrónica, y estar preparadas para la comunicación inmediata de la información de las facturas a la AEAT.

Aunque el proceso de adaptación puede presentar desafíos, las ventajas superan los inconvenientes, proporcionando mayor eficiencia, seguridad y control financiero.

Aquí te presentamos algunos consejos para Autónomos y Pymes en la Adopción de la Factura Electrónica Obligatoria. Para facilitar el proceso, ten en cuenta estas recomendaciones:

• Infórmate bien sobre los requisitos y plazos.
• Utiliza herramientas adecuadas que faciliten la transición.
• Solicita ayuda a asesores fiscales y contables.
• Mantiene copias de seguridad de todas las facturas emitidas y recibidas.
• Asegura la compatibilidad con clientes y proveedores.

Siguiendo estos consejos, el proceso de adaptación será mucho más fácil y rápido.

De hecho, adaptarse a este cambio cuanto antes, permitirá a autónomos y empresas beneficiarse de un sistema más ágil y seguro para la gestión de sus transacciones.

Ten en cuenta: la implementación de la factura electrónica obligatoria y el cumplimiento de la normativa VERIFACTU garantizará que cumplas con las obligaciones vigentes y optimices la administración de tus recursos.

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